Messeplanung: 8 Fehler, die man unbedingt vermeiden sollte!

Messeplanung: 8 Fehler, die man unbedingt vermeiden sollte!

Die Messe gehört für viele Unternehmen zu einer der wichtigsten Werbemaßnahmen. Sie eignet sich hervorragend zur Präsentation von Produkten und Dienstleistungen, der Gewinnung neuer Kunden und Geschäftspartner sowie zur Rekrutierung von potentiellen Fachkräften. Die Präsentation des eigenen Unternehmens vor Ort ermöglicht es mit Menschen in direkten Kontakt zu treten und dabei über Ideen, Wünsche und Fachinformationen zu sprechen. Doch um das Interesse der potentiellen Kunden zu wecken, gilt es zunächst den eigenen Messestand perfekt vorzubereiten und in Szene zu setzen.

Die Planung ist wichtig für den Erfolg

Ein Messeauftritt ist in der Regel mit einem sehr hohen Aufwand verbunden. Ein fehlerhaft durchgeführter Messeauftritt hat nicht nur den Verlust potentieller Kunden zur Folge, sondern kann auch unnötige Unkosten erzeugen und sogar zu Imageschäden führen. Dabei können viele dieser Fehler von vornherein vergleichsweise einfach vermieden werden.

1. Die Zeitplanung

Eine Messe zu planen benötigt viel Zeit. Daher sollte damit so früh wie möglich begonnen werden. Doch nicht nur wichtige Eckdaten, sondern auch Kleinigkeiten sollten von Anfang an auf der Liste stehen. Vor allem die Logistik erfordert eine präzise und frühzeitige Planung. Zusätzlich muss das gesamte Team von Anfang an über alle wichtigen Informationen verfügen. Es ist daher angebracht, reguläre Meetings einzuführen, um den neuesten Stand der Planung zu überprüfen. Sogar während der Messe sind kurze Meetings empfehlenswert, um rechtzeitig auf mögliche Probleme oder Fragestellungen reagieren zu können.

2. Das Budget

Der größte Fehler, der beim Budget begangen wird, ist die falsche Kalkulation. Bei der Planung des Budgets sollten als erstes die Posten geplant werden, die für die Kundenwirkung am wichtigsten sind. Das bezieht sich vor allem auf das Equipment und die Werbemaßnahmen. Spart man hier am falschen Ende oder verbraucht das Budget für unnötige Dinge, kann dies den gesamten Erfolg des Messeauftritts in Frage stellen.

3. Die Promotion

Bevor Besucher an einer Messe teilnehmen, informieren sie sich beispielsweise im Internet oder in Fachzeitschriften darüber, welche Unternehmen auf jeder jeweiligen Messe präsent sind. Dementsprechend besuchen sie zuerst die Messestände, die sie vorab für relevant eingestuft haben. Es ist daher sehr wichtig über die Präsenz des eigenen Unternehmens zu informieren. Durch E-Mail-Marketing, Firmenblogs, soziale Netzwerke und Printmagazine lässt sich eine breite Masse und zugleich relevante Zielgruppe ansprechen.

4. Das Werbematerial

Das Werbematerial, welches ein Unternehmen nutzt, spiegelt dessen Werte wieder. Wer qualitativ hochwertiges Material einsetzt signalisiert, dass das Unternehmen auch viel Wert auf Qualität bei seinen Produkten und Dienstleistungen legt. Zudem muss das Werbematerial, wie zum Beispiel Flyer oder Broschüren, interessant gestaltet werden und schon von weitem ins Auge fallen und das Interesse wecken. Besonders eine Broschüre spiegelt das Image eines Unternehmens wieder. Sie muss alle wichtigen Informationen bezüglich des Unternehmens enthalten, um so ein genaueres Bild zu vermitteln. Zusätzlich sollten die Materialien entweder auf der Messe persönlich verteilt oder griffbereit neben dem Stand liegen.

5. Das Personal

Die Mitarbeiter am Stand repräsentieren das gesamte Unternehmen. Sie müssen kompetent, kommunikativ und proaktiv auftreten. Zu diesem Zweck muss das richtige Personal frühzeitig ausgewählt und geschult werden, denn nichts ist schlimmer als ein Mitarbeiter, der keine Fragen beantworten kann. Der Einsatz von Messehostessen empfiehlt sich daher in der Regel nur zum Verteilen von Werbematerial und dem Versorgen der Besucher mit Snacks. Den eigentlichen Job sollten stets die echten Experten wie etwa Vertriebs- oder Marketingmitarbeiter übernehmen.

6. Der Messebau

Der visuelle Anreiz ist bei vielen Besuchern der Auslöser dafür, ob sie einen Stand besuchen möchten oder nicht. Bei der Wahl des Messesystems sollte stets auf eine hohe Qualität geachtet werden. Die Stände sowie die Technik, wie zum Beispiel Bannerdisplays oder die Messetheken, sollten hochwertig, professionell und robust wirken. Außerdem ist es auch von Vorteil, wenn das Messesystem flexibel an alle Umstände der Messe angepasst werden kann.

7. Der Ablauf

Viele Unternehmen machen den Fehler zu glauben, dass die Anwesenheit am Messestand schon alles ist. Das ist falsch. Der Ablauf während der Messe sollte genauso geplant werden wie die Vor- und Nachbereitungen. Zum Beispiel lohnt es sich, eine Präsentation nur zu bestimmten Uhrzeiten abzuhalten, damit sich alle Messebesucher darauf einstellen können.

8. Das Follow-Up

Die Nachbereitung ist ebenfalls ein wichtiger Faktor. Sie hilft festzustellen, ob die Messe erfolgreich verlaufen ist und welche Fehler in Zukunft vermieden werden sollten. Noch wichtiger ist aber, sich um die geknüpften Kontakte zu kümmern. Dies sollte schon recht zeitnah nach der Messe erfolgen, um eine perfekte Möglichkeit zu haben, an das vorangegangene Gespräch auf der Messe anzuknüpfen.

Das Fazit

Eine Messe erfolgreich durchzuführen ist schwierig, aber nicht unmöglich. Eine frühzeitige und detaillierte Planung verhindert unnötige Fehler. Die Nachbereitung dagegen hilft dabei, den Erfolg zu messen und sich in Zukunft zu verbessern. Wer sich an die oben genannten Punkte hält, ist auf dem besten Wege zu einem erfolgreichen Messeauftritt.

Weitere Informationen zum Thema Messen findet man unter:

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